Совещания — это неотъемлемая часть бизнес-процессов, однако часто они становятся лишь формальностью или даже повинностью. Чтобы избежать этого и проводить эффективные собрания, ведущим совещания стоит обратить внимание на несколько важных аспектов. Предлагаем вам несколько прикладных рекомендаций от экспертов тренинговой компании LTC: 

1. Четкая цель совещания. Прежде чем назначить совещание, задайте себе вопрос: какова его цель? Необходимо определить, какую конкретную задачу вы хотите решить. Это может быть принятие решения, обмен информацией или генерация идей. Четкая установка позволит избежать бесполезных обсуждений. А может быть даже вместо совещания более эффективно будет провести «1-to-1», деловую игру и др.
2. Подготовка повестки (англ. версия «agenda»). Разработайте структуру совещания и заранее отправьте повестку всем участникам. Она должна включать ключевые вопросы для обсуждения, ожидаемые результаты и тайм-блокинги. Это даст возможность всем подготовиться и сократит время на разогрев.
3. Ограничение времени. Соблюдение временных рамок — важный аспект продуктивности. Определите продолжительность совещания и старайтесь придерживаться её. Это не только повысит концентрацию участников, но и улучшит общую эффективность обсуждений. Нейрофизиологи рекомендуют не проводить совещания продолжительностью более 45 минут. 
4. Правильный состав участников. Приглашайте только тех, кто непосредственно связан с темой совещания. Участие лишних людей может отвлекать и «уводить» обсуждение от глобальной повестки встречи. Наличие ключевых участников гарантирует, что разговор будет конструктивным и направленным на достижение цели.
5. Активное модерирование. Ведущий совещания должен брать на себя роль модератора, направляя обсуждение, не позволяя ему уходить в сторону. Поощряйте участников вносить рациональные предложения и активно задавайте вовлекающие вопросы. Это будет способствовать активности каждого участника.
6. Фиксация ключевых моментов. Назначьте ответственного за ведение протокола, чтобы зафиксировать важные обсуждённые моменты, принятые решения и назначенные задачи. Протокол совещания следует разослать всем участникам сразу после совещания для поддержания ясности и ответственности.
7. Оценка эффективности. После каждого совещания полезно собирать отзывы участников (устно или письменно) для анализа того, что было полезно, а что нет. Это поможет корректировать формат последующих встреч и повышать их результативность в будущем.

Продуктивные совещания — это залог успешного взаимодействия и достижения корпоративных целей. Следуя вышеприведённым приведённым 7 советам, вы сможете сделать каждую встречу ценным вкладом в развитие вашей команды и компании. Начните применять эти рекомендации, и результаты не заставят себя долго ждать!

С уважением,
Тренинговая компания ЛТС

Заказать тренинг для Вашей команды можно: 
- по телефону: +7/495/ 507 56 78;
- на сайтах: www.1ltc.ru или www.1лтс.рф ;
- по электронной почте: info@1ltc.ru